Installation des conseils municipaux et communautaires : les 10 points à connaître absolument

C’est aujourd’hui, lundi 18 mai, que les conseillers municipaux et communautaires entrent en fonction dans les quelque 30 000 communes où le conseil municipal a été élu au complet le 15 mars. Il est donc possible désormais de lancer la procédure d’installation du conseil municipal, installation qui doit se dérouler entre samedi prochain et le jeudi 28 mai. Une circulaire ministérielle et une note de la DGCL, diffusées vendredi soir, permettent d’avoir enfin les réponses sur les dernières questions non résolues. 

1.   Avant l’installation, qui expédie les affaires courantes ?
C’est le maire sortant. Le fait que les conseillers municipaux entrent en fonction aujourd’hui ne change rien au fait que le nouveau maire n’est toujours pas élu – il le sera, précisément, lors de la séance d’installation. D’ici là, c’est donc le maire sortant qui gère les affaires courantes de la commune. C’est, en particulier, à lui de procéder à la convocation du conseil municipal d’installation. 

2.   Convocations : quel délai ?
Cette fois-ci, c’est écrit noir sur blanc : le conseil municipal d’installation doit être convoqué par le maire « dans un délai de trois jours francs », et ce quelle que soit la taille de la commune. Même si d’autres sujets que l’élection du maire et des adjoints sont inscrits à l’ordre du jour (voir question n° 4), cela ne change rien, le délai ne passe pas à cinq jours. 
Pour les conseils communautaires (les 154 dans lesquels toutes les communes ont élu leur conseil municipal au premier tour), la date limite d’installation est fixée au lundi 8 juin, et le délai pour la convocation est, en revanche, de 5 jours francs. Elle ne peut être lancée qu’à partir du moment où l’élection de tous les maires des communes de moins de 1000 habitants de l’EPCI est acquise, puisque ce n’est qu’à ce moment que les conseillers communautaires de ces communes seront connus. 

3.   Le conseil municipal d’installation peut-il se tenir par vidéoconférence ?
Non, en aucun cas. L’article L 2122-7 du CGCT impose que l’élection du maire et des adjoints se fasse au scrutin secret. Dans ces conditions, la réunion qui permet cette élection ne peut avoir lieu par téléconférence ou vidéoconférence. En revanche, les réunions suivantes (conseils municipaux ou communautaires) peuvent parfaitement se tenir par vidéoconférence, jusqu’à la fin de l’état d’urgence sanitaire, dès lors qu’elles ne nécessitent pas de recours au vote à bulletin secret. 

4.   Est-il possible d’inscrire d’autres sujets à l’ordre du jour que l’élection du maire et des adjoints ?
Oui, mais ce n’est pas recommandé. Le conseil scientifique préconise que la première réunion, pour être la plus brève possible, se limite à la seule installation du conseil municipal. La circulaire ministérielle diffusée vendredi précise néanmoins que le maire sortant « peut inscrire d’autres points à l’ordre du jour », citant par exemple « les délégations, désignations, indemnités », etc. Le maire sortant, qui va fixer l’ordre du jour, peut donc décider d’inscrire certains de ces sujets. Mais le maire élu lors de la première séance, s’il est d’un autre avis, « peut décider »  de renvoyer ces sujets à une séance ultérieure.

5.   La réunion d’installation doit-elle obligatoirement se tenir en mairie ?
Non. L’ordonnance parue la semaine dernière précise explicitement que, pour pouvoir respecter les mesures barrières (un espace de 4 m² par élu), la réunion peut se tenir « en tout lieu, y compris hors de la commune ». Une salle des fêtes ou une salle polyvalente, même dans une autre commune, sont donc utilisables. Seule condition impérative : prévenir en amont le préfet du lieu de la réunion si ce n’est pas le lieu habituel. 
La chose n’était pas claire jusqu’à présent, mais c’est maintenant écrit dans la circulaire : c’est bien le maire qui prend cette décision, et non le conseil municipal. 

6.   Quelles sont les règles de quorum ?
À titre dérogatoire, pendant tout l’état d’urgence sanitaire, les conseils municipaux et communautaires peuvent valablement délibérer avec un tiers (et non la moitié) de leurs membres. Chaque élu peut disposer de deux procurations. 
Dans presque tous les cas, ce quorum se calcule sur le nombre d’élus présents et représentés. À une exception très importante : l’élection du maire et des adjoints. Pour cette séance, et celle-ci uniquement – pour des raisons de « légitimité démocratique du scrutin », écrit la DGCL – le quorum s’apprécie uniquement au regard des membres physiquement présents. Les élus représentés par procuration ne peuvent être comptés pour le quorum.
La règle n’est pas la même pour les conseils communautaires : l’installation du conseil communautaire et l’élection de son exécutif peuvent se faire lorsqu’un tiers de ses membres sont « présents ou représentés ». 

7.   Comment assurer la publicité de la séance ?
L’obligation de respect des règles sanitaires change évidemment la donne en matière d’accès du public aux séances des conseils. L’ordonnance du 13 mai donne trois possibilités, sur lesquelles la circulaire du 15 mai fournit quelques explications complémentaires. Ces règles valent aussi bien pour les conseils municipaux que pour les conseils communautaires.
Première solution : le maire peut décider que la réunion se tiendra sans public physiquement présent dans la salle. Dans ce cas, il faut, afin de permettre la publicité des travaux, assurer la retransmission de ceux-ci à l’extérieur de la salle (voir question n° 8).
Deuxième solution (qui semble être la plus simple) : le maire peut également décider de limiter le nombre de participants autorisés à assister à la séance. Dans ce cas, la retransmission des débats à l’extérieur de la salle n’est pas nécessaire. Si la réunion est « délocalisée »  dans une salle des fêtes, par exemple, il ne semble pas impossible, dans la plupart des cas, de permettre à une demi-douzaine de personnes, par exemple, d’assister aux débats à distance respectueuse les uns des autres – ce n’est qu’un exemple, aucun chiffre n’est donné par les textes officiels.
Dernière solution : le maire peut, si les deux autres solutions ne sont pas réalisables, décider d’un huis-clos. Mais il doit alors le faire dans les conditions du droit commun, c’est-à-dire par un vote à la majorité absolue des membres du conseil municipal, présents ou représentés (article L 2121-18 du CGCT).

8.   Comment assurer la retransmission des travaux ?
Toutes les communes ne disposent évidemment pas d’une installation permettant de capter en vidéo et de diffuser les réunions sur écran géant ! Mais cela n’est nullement nécessaire. La circulaire ministérielle du 15 mai précise qu’il faut simplement « assurer la transmission par tous moyens du son et/ou de l’image ». Cette formulation très large ouvre toutes les possibilités, y compris les plus artisanales. Interrogé ce matin par Maire info, le cabinet de Sébastien Lecornu, ministre chargé des Collectivités territoriales, assure que « tous les moyens sont bons », notamment la captation vidéo par un smartphone et la retransmission, par exemple, via Facebook live sur le compte Facebook de la commune. Il est même envisageable de « poser un téléphone sur la table »  et qu’une personne, à l’extérieur de la salle, connectée à un haut-parleur, diffuse la communication. 
D’autres solutions simples et gratuites, y compris permettant l’utilisation des lignes téléphoniques fixes, existent. Elles ont été recensées sur le site du ministère.

9.   Après l’installation des conseils municipaux, les membres des exécutifs des EPCI qui ont perdu leur mandat continuent-ils de siéger ?
Oui. Maire info reviendra ultérieurement et plus précisément sur le fonctionnement des conseils communautaires dans cette période exceptionnelle, mais il est utile de rappeler dès maintenant cette règle : dans les conseils communautaires des EPCI où certaines communes auront installé leur conseil municipal d’ici au 28 mai et d’autres non, dans l’attente d’un deuxième tour, le président, les vice-présidents et les membres du bureau vont rester en fonction, qu’ils aient conservé leur mandat ou pas. Mais – ce qui n’est pas banal – ceux qui ont perdu leur mandat (parce qu’ils ne se sont pas représentés ou parce qu’ils ont été battus) vont siéger sans être membres de l’organe délibérant, dont les effectifs ne seront pas modifiés. Ces membres de l’exécutif ne seront « pas comptabilisés dans le quorum nécessaire pour la réunion du conseil communautaire », est-il écrit dans la circulaire du 15 mai. Ils conservent « la plénitude de leurs attributions » : le président préside, les membres de l’exécutif présentent les délibérations et prennent part aux débats… mais ils n’ont pas le droit de participer aux votes. 

10.   Que se passe-t-il si le président du conseil communautaire, dans un EPCI dont au moins une commune est en attente du second tour, ne peut exercer ses fonctions ?
En cas « d’absence, de suspension, de révocation ou de tout autre empêchement »  (par exemple la démission) du président d’un conseil communautaire, celui-ci est remplacé par le premier vice-président, puis en cas d’empêchement de celui-ci, par le deuxième et ainsi de suite dans l’ordre des nominations. S’il n’y a plus de vice-présidents disponibles, la présidence est assurée par le doyen du conseil communautaire.

Franck Lemarc

Télécharger la circulaire du 15 mai.

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