Fonction publique : comment se déroulent les réunions à distance des instances de dialogue social

Jusqu’au 24 juin au moins - soit toute la durée de l’état d’urgence sanitaire « augmentée d’un mois »  - « toute instance de représentation des personnels, quel que soit son statut peut être réunie à distance », rappelle la Direction générale de l’administration et de la fonction publique (DGAFP) dans une note publiée le 1er avril. Si elle en est empêchée, « l’administration devra dans tous les cas apporter la preuve de l’impossibilité de consulter les instances à distance ».
Organisées à l’initiative du président de l’instance, ces réunions peuvent prendre trois formes distinctes, selon l’ordonnance du 27 mars 2020 : la conférence téléphonique, la conférence audiovisuelle ou la procédure écrite dématérialisée. 
En dehors de cette période exceptionnelle, « seules les réunions des comités techniques (CT) et des comités d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) peuvent être organisées par visioconférence ».

Pourquoi autoriser des réunions à distance ?
Ces réunions à distance revêtent, selon la DGAFP, un double objectif : elles s’assurent, d’une part, du « maintien d’un dialogue avec les représentants du personnel »  et, d’autre part, du « recueil des avis nécessaires sur des projets de texte ou d’avis que ces instances auraient à examiner durant la période au titre d’une consultation préalable obligatoire ». Contrairement aux consultations du Conseil d’État, « les projets de texte ayant directement pour objet de prévenir les conséquences de la propagation du covid-19 ou de répondre à des situations résultant de l’état d’urgence sanitaire »  n’entrent pas dans cette dernière catégorie.

Compte rendu écrit, confidentialité des échanges, quorum… Les règles à connaître
Quelle que soit la formule plébiscitée par l’instance - les conférences téléphoniques ou audiovisuelles ont toutefois la préférence de la DGAFP – « un compte rendu écrit »  peut être rédigé lors de la première réunion de l’instance à distance afin donc de « présenter la ou les modalités pratiques de fonctionnement de la réunion à distance »  mais aussi de « fixer, après débat au sein de l’instance, les modalités d'enregistrement et de conservation des débats ou des échanges ainsi que les modalités selon lesquelles des tiers peuvent être entendus ». 
Les membres de l’instance doivent, par ailleurs, être identifiés. Ainsi, « l'administration doit s’assurer au préalable que l'ensemble des membres a accès à des moyens techniques permettant leur participation effective pendant la durée de la réunion ». À distance aussi, le contenu des débats doit rester confidentiel vis-à-vis des tiers (discrétion professionnelle et secret professionnel).
Enfin, de la même façon que pour les réunions en présentiel, « les instances de dialogue social ne siègent valablement que si la moitié au moins de représentants du personnel est présente à l’ouverture de la réunion ». Pour s’assurer que le quorum est atteint, notamment dans le cadre d’une conférence téléphonique, « le président procède à l’appel des représentants du personnel ayant voix délibérative ». Lorsque le quorum n’est pas atteint, une nouvelle réunion doit donc se tenir.

Le cas de la procédure de dématérialisation par écrit
Outre la conférence téléphonique ou audiovisuelle, l’instance de dialogue social peut, bien qu’elle soit plus lourde à organiser selon la DGAFP, choisir « la procédure de dématérialisation par écrit ». En effet, elle est cadrée selon un calendrier très précis. 
Ainsi, pour les instances supérieures (Conseil commun de la fonction publique ou Conseil supérieur de la fonction publique territoriale) par exemple, « les représentants du personnel sont convoqués par courriel par l’administration (…) à une date qui vaut la date d’ouverture de la procédure écrite dématérialisée, dans un délai d’au moins quinze jours (J-15). Ce délai peut être ramené à huit jours en cas d’urgence »  et quatre jours au plus tard avant la date d’ouverture de cette procédure, « les organisations syndicales présentent leurs amendements en les envoyant par courriel à l’administration (J-4). Ce délai peut être ramené à deux jours, en cas d’urgence ».
Le jour J, les membres de l’instance (représentants du personnel, employeurs territoriaux et hospitaliers) disposent d’un « délai de deux jours pour indiquer le sens prévisionnel de leur vote sur chaque amendement, accompagné le cas échéant de quelques explications ». Le lendemain (J+3), le gouvernement transmet aux membres de l’instance « un document synthétique indiquant les amendements qu’il accepte ». 
Les membres de l’instance disposeraient ensuite d’un jour (J+4) pour indiquer leur vote définitif sur chaque amendement ainsi que sur le texte. « L’administration circularise enfin le résultat définitif à l’ensemble des membres. En cas de vote unanime défavorable, l’instance doit être reconvoquée. »  Les trois mêmes séquences (recueil des positions provisoires des représentants du personnel, transmission d’un tableau synthétique et recueil définitif du vote) ont cours pour les CT et les CHSCT.
Pour être validée, la procédure de dématérialisation par écrit doit avoir pu compter sur la présence de la moitié au moins des membres de l’instance.

De quelles instances parle-t-on ?
Sont concernés par ces réunions à distance : les instances supérieures, les comités techniques (CT), les comités d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT), les commissions administratives paritaires (CAP), les commissions consultatives paritaires (CCP) et toutes les autres instances de dialogue social pour les administrations de l’État, les collectivités territoriales et leurs groupements, les établissements publics, les autorités administratives indépendantes et les autorités administratives publiques, que leur public soit ou non intégralement composé d’agents publics (par exemple, les comités d’agence pour les agences régionales de santé ou le comité unique de l’établissement public de la Caisse des dépôts et consignations).
En revanche, pour les CAP, siégeant en conseil de discipline, « il est recommandé de ne pas convoquer de conseil de discipline durant la période et de reporter la tenue de la réunion après la période précitée, afin que la procédure disciplinaire puisse se faire en présentiel ».

Ludovic Galtier

Télécharger la fiche de la DGAFP.

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