Édition du jeudi 30 janvier 2020

Municipales 2020 : lancement d'une campagne de sensibilisation sur l'archivage des documents et le récolement

Dans la perspective des élections municipales qui se tiendront les 15 et 22 mars prochains, l’Association des archivistes français (AAF) vient de lancer une campagne de sensibilisation sur les archives intitulée « Un seul choix, l’archivage ! ». L’objectif est de souligner l’importance de la conservation et de l’archivage des documents afin d’assurer « la continuité de l’action publique » à la suite du scrutin.

Procès-verbal de récolement obligatoire
« La responsabilité sur les archives fait pleinement partie de celles endossées par les élus locaux et plus particulièrement le maire, lors de sa prise de fonction », rappelle l’association qui met en avant le fait que « cette prise de responsabilité est matérialisée par le procès-verbal de récolement, permettant également d’en décharger le maire sortant ».
Destinée aux élus désireux de « réaliser efficacement » ce procès-verbal de récolement, « respecter la tenue des registres » et prendre connaissance des circulaires relatives à la conservation et à l’archivage des documents, cette campagne vise à les accompagner et à les inciter à contacter les archivistes. Elle met ainsi à leur disposition un annuaire des services d’archives (notamment les contacts des directeurs d’archives départementales qui peuvent les accompagner), des conseils pour établir un récolement, mais aussi des fiches pratiques, des manuels et des guides ou encore des liens vers les textes réglementaires en vigueur et les publications de l’AAF.
Pour rappel, le récolement est un état des lieux des archives dressé lors du renouvellement de l'exécutif. Présenté sous la forme d’un procès-verbal de décharge (pour le maire sortant et, ce, même si le maire sortant est réélu) et de prise en charge (pour le maire entrant), il est accompagné d’un état sommaire ou détaillé des archives présentes en mairie. C’est une obligation réglementaire qui découle des responsabilités légales du maire en matière d'archives et qui ne donne donc pas lieu à une délibération municipale.
Comme le précise l’association sur son site, « le récolement permet au maire entrant de prendre connaissance du patrimoine écrit de la collectivité, et aux agents de disposer d'une liste à jour des archives, outil indispensable à l'efficacité du travail administratif et essentiel à la connaissance de l'histoire locale ». Par ailleurs, il constitue « une bonne base pour améliorer la gestion des archives : équipement et sécurité des locaux, état matériel des documents, éliminations à prévoir... » et permet de « signaler les améliorations apportées ». « Un récolement correctement rempli est l'indice d'une bonne gestion des archives par la collectivité », assure l’AAF.
À noter que ces obligations s'appliquent également aux présidents d'EPCI.