La Direction des affaires juridiques (DAJ) vient de publier, en début de semaine, un nouveau guide des « bonnes pratiques de facturation et de règlement dans les marchés publics de travaux », élaboré sous l’égide de l’Observatoire économique de la commande publique (OECP) et du Médiateur des entreprises. Pour aller à l'essentiel, une annexe pratique (à la page 21) synthétise les points prinicpaux à retenir pour les élus locaux.

L’objectif est de « fluidifier la communication entre les parties prenantes d’un marché et limiter les situations de rejet des demandes de paiement ou de retard dans leur traitement ». 

Prévenir les « situations critiques » 

Alors que les marchés de travaux représentent 35 % des marchés conclus (dont 70 % des titulaires sont des PME), les auteurs du guide souhaitent ainsi « éclairer le circuit de facturation et de paiement à toutes les étapes de la vie du marché »  afin de « prévenir certaines situations critiques, susceptibles de générer des difficultés de paiement pour les titulaires et de complexifier les processus de validation et de traitement par les maîtres d’œuvre et les maîtres d’ouvrage ».

Les auteurs rappellent, d’abord, les délais maximum de paiement par catégorie d’acheteurs publics (des délais qui courent à compter de la date de réception de la demande de paiement) : 30 jours pour les personnes morales de droit public – telles que l’État, les collectivités territoriales et les établissements publics locaux – , mais aussi certaines personnes morales de droit privé telles que les bailleurs sociaux, 50 jours pour les établissements publics de santé et 60 jours pour les Entreprise sociale pour l’habitat (ESH), les sociétés d’économie mixte (SEM) locales, les établissements publics industriels et commerciaux (EPIC) ou encore les organismes publics nationaux.

Sur ce point, on peut rappeler que les délais de paiement des communes de plus de 3 500 habitants sont désormais rendus publics (avec un délai moyen de 22,7 jours, elles sont plutôt bonnes payeuses) et devraient l'être « d’ici à la fin de l’année, pour l’ensemble des collectivités », avait annoncé au printemps le gouvernement. Celui-ci avait également prévu de rehausser les sanctions pour les « mauvais payeurs », en « doublant le plafond »  des amendes, mais aussi en recourant « plus régulièrement »  au « name and shame », pratique qui consiste à rendre public leur nom dans la presse. 

Rédaction des marchés et réunion de démarrage

Première bonne pratique et première étape : celle de la rédaction des marchés. À ce stade, les auteurs du guide soulignent que « le maître d’ouvrage doit prévoir un circuit de règlement et des délais de vérification des demandes de paiement adaptés à la complexité des marchés »  et qu’il est « nécessaire d’établir une bonne articulation entre les marchés de maîtrises d’œuvre externes (MOE) et de travaux, et d’identifier un interlocuteur unique pour le suivi du paiement ». Il est notamment « fortement recommandé »  aux maîtres d’ouvrage de majorer le taux minimal des avances « entre 5 et 30 % ». 

Avant le début d’exécution des travaux, les auteurs du guide rappellent que « le maître d’ouvrage organise et participe à une réunion de démarrage », dont l’objectif est de « présenter le processus de facturation »  et « le circuit de facturation, de la demande de paiement jusqu’au règlement, y compris les modalités de gestion et de transmission des factures ». À cette occasion, il est recommandé de « formaliser une "fiche d’identité du marché" partagée, présentant les acteurs associés au marché ».

Traitement rapide des demandes de paiement

Afin d’assurer un traitement plus rapide des demandes de paiement mensuelles, « le maître d’ouvrage peut recommander aux titulaires de les déposer à une date incitative la plus tardive possible avant la fin du mois », explique le guide, qui note qu’un « dépôt plus tardif ne peut en aucun cas constituer un motif de rejet de la demande de paiement ». Celui-ci mentionne également un « point de vigilance »  concernant les demandes de paiement présentées en fin d’année civile.

Pour les commandes de faible importance 

Afin de respecter les délais de paiement pour les bons de commande de faible importance, les auteurs du guide rappellent qu’à « défaut de décision expresse dans le délai de vérification des prestations de 30 jours, [le Code de la commande publique prévoit que] les prestations sont réputées conformes, ce qui permet de déterminer le point de départ du délai de paiement ». À noter que le « cahier des clauses administratives particulières »  (CCAP) peut prévoir un délai plus court (de 15 jours, par exemple) pour les bons de commande de faible importance.

Pour les plus grands projets 

De manière générale, « il est recommandé que le maître d’ouvrage prévoie dans le marché du maître d’œuvre que ce dernier répond aux sollicitations des titulaires dans des délais encadrés et organise, en cas de carence de sa part, une procédure palliative (mise en demeure, pénalités, traitement des sollicitations par ses propres services, …) et, le cas échéant, une procédure de validation tacite ». 

Pour les marchés d’une certaine durée ou les grands projets, il est « particulièrement conseillé »  par les auteurs du guide « d’organiser des points d’avancement avec l’ensemble des intervenants concernés afin de résoudre notamment les questions relatives aux évolutions de rémunération, délais et instruction des réclamations et leur traduction financière… ».

En cas de différend, le règlement à l’amiable

En cas de désaccord sur les montants, le guide incite les différents acteurs à « privilégier les dispositifs de règlement amiable, sans attendre la validation du décompte général et définitif du marché ». Car « plus le conflit est ancien plus les chances de résolution s’amenuisent ».

Alors que « les désaccords se cristallisent généralement au stade du paiement du solde, générant des délais de paiement importants », les recours à l’amiable procurent une série d’avantages, tels que la « prise en compte de l’équité », la « rapidité », la « confidentialité »  et le « caractère peu onéreux par rapport à un règlement juridictionnel ». Dans ce cadre, deux possibilités : la démarche de conciliation (dont celle proposée par les Comités consultatifs de règlement amiable des différends relatifs aux marchés publics) ou la démarche de médiation, promue par le Médiateur des entreprises.

Télécharger le guide.
 

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