Édition du jeudi 4 mai 2017
Mutualisation des archives à l'échelle intercommunale : les nouvelles règles
Les textes d’application des lois votées durant le quinquennat continuent d’être publiés à un rythme forcené, le gouvernement n’ayant plus que quelques jours pour les faire paraître. Entre autres, ce matin a été publié le décret d’application des articles 61 et 62 de la loi CAP (liberté de la création, architecture et patrimoine). Ces articles traitent de la possibilité de mutualiser les archives communales au niveau intercommunal.
L’article 61 de la loi CAP dispose que les communes de moins de 2000 habitants peuvent « confier en dépôt » les archives qu’elles ont « produites ou reçues » au service d’archives de l’EPCI dont elles sont membres, ou « au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci ». Au bout des délais légaux de conservation (120 ans pour les registres d’état civil et 50 ans pour « les autres documents » ), les archives doivent être déposées au service départemental d’archives ou, après accord des services de la préfecture, conservées par la commune ou l’EPCI. Exception très importante : les archives numériques. Elles peuvent, elles, « être déposées avant l'expiration de leur durée d'utilité administrative ».
Concernant les communes de plus de 2000 habitants, l’article 62 fixe partiellement les mêmes règles (possibilité de confier les archives à l’EPCI et dépôt aux archives départementales au bout des délais légaux). Seule différence : les communes de plus de 2000 habitants n’ont pas la possibilité de conserver leurs archives à l’expiration de ces délais.
Le décret publié ce matin donne plusieurs définitions permettant de préciser ce texte. D’abord, il définit la notion de « service public d’archives » : il a pour missions « de collecter, de conserver, d'évaluer, d'organiser, de décrire, de communiquer, de mettre en valeur et de diffuser des archives publiques ».
Puis, le texte donne les nouvelles règles en termes de mutualisation des archives numériques. Cette mutualisation doit premièrement se faire « sous contrôle technique et scientifique de l’État ». La mutualisation donne lieu « à la mise en commun d'infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers », mais chaque service d’archives partie de la mutualisation reste néanmoins « responsable de ses données ».
La mutualisation doit faire l’objet d’une convention qui détermine son périmètre, ses moyens de fonctionnement, son cadre financier, et fixe « des indicateurs de suivi ». Chaque convention doit être transmise, à l’état de projet, au directeur du service départemental d’archives, qui dispose de quatre mois pour formuler ses observations. Au bout de ce délai, silence vaut accord.
La conservation mutualisée des archives doit naturellement se faire « dans les règles de l’art » notamment en termes de sécurité, d’intégrité des données dans le temps et de traçabilité des actions effectuées.
On peut profiter de la parution de ce décret pour rappeler que l’an dernier, la DGCL a rappelé que les archives, lorsqu’elles sont stockées non localement mais sur un service de cloud, sont soumises à des règles très strictes (lire Maire info du 8 juin 2016) : elles sont considérées comme faisant partie du « trésor national » et à ce titre, il est strictement interdit de les stocker en dehors du territoire national. Il faut donc avoir recours à des services de cloud dits « souverains », c’est-à-dire physiquement basés sur le territoire français.
Côté AMF, on juge ce matin « extrêmement regrettable que le législateur n’ait envisagé la gestion de ces archives que par ‘’les collectivités territoriales et leurs groupements à fiscalité propre’’. Cette formulation restrictive exclut juridiquement de l’archivage électronique définitif des acteurs importants que sont les grandes structures de mutualisation de services numériques comme, par exemple, Megalis Bretagne, le GIP e-bourgogne-franche-comté... ». Une modification législative « s’impose donc le plus rapidement possible », estime l’association.
L’article 61 de la loi CAP dispose que les communes de moins de 2000 habitants peuvent « confier en dépôt » les archives qu’elles ont « produites ou reçues » au service d’archives de l’EPCI dont elles sont membres, ou « au service d'archives de la commune membre désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci ». Au bout des délais légaux de conservation (120 ans pour les registres d’état civil et 50 ans pour « les autres documents » ), les archives doivent être déposées au service départemental d’archives ou, après accord des services de la préfecture, conservées par la commune ou l’EPCI. Exception très importante : les archives numériques. Elles peuvent, elles, « être déposées avant l'expiration de leur durée d'utilité administrative ».
Concernant les communes de plus de 2000 habitants, l’article 62 fixe partiellement les mêmes règles (possibilité de confier les archives à l’EPCI et dépôt aux archives départementales au bout des délais légaux). Seule différence : les communes de plus de 2000 habitants n’ont pas la possibilité de conserver leurs archives à l’expiration de ces délais.
Le décret publié ce matin donne plusieurs définitions permettant de préciser ce texte. D’abord, il définit la notion de « service public d’archives » : il a pour missions « de collecter, de conserver, d'évaluer, d'organiser, de décrire, de communiquer, de mettre en valeur et de diffuser des archives publiques ».
Puis, le texte donne les nouvelles règles en termes de mutualisation des archives numériques. Cette mutualisation doit premièrement se faire « sous contrôle technique et scientifique de l’État ». La mutualisation donne lieu « à la mise en commun d'infrastructures, de personnel ou de moyens matériels, logistiques ou financiers », mais chaque service d’archives partie de la mutualisation reste néanmoins « responsable de ses données ».
La mutualisation doit faire l’objet d’une convention qui détermine son périmètre, ses moyens de fonctionnement, son cadre financier, et fixe « des indicateurs de suivi ». Chaque convention doit être transmise, à l’état de projet, au directeur du service départemental d’archives, qui dispose de quatre mois pour formuler ses observations. Au bout de ce délai, silence vaut accord.
La conservation mutualisée des archives doit naturellement se faire « dans les règles de l’art » notamment en termes de sécurité, d’intégrité des données dans le temps et de traçabilité des actions effectuées.
On peut profiter de la parution de ce décret pour rappeler que l’an dernier, la DGCL a rappelé que les archives, lorsqu’elles sont stockées non localement mais sur un service de cloud, sont soumises à des règles très strictes (lire Maire info du 8 juin 2016) : elles sont considérées comme faisant partie du « trésor national » et à ce titre, il est strictement interdit de les stocker en dehors du territoire national. Il faut donc avoir recours à des services de cloud dits « souverains », c’est-à-dire physiquement basés sur le territoire français.
Côté AMF, on juge ce matin « extrêmement regrettable que le législateur n’ait envisagé la gestion de ces archives que par ‘’les collectivités territoriales et leurs groupements à fiscalité propre’’. Cette formulation restrictive exclut juridiquement de l’archivage électronique définitif des acteurs importants que sont les grandes structures de mutualisation de services numériques comme, par exemple, Megalis Bretagne, le GIP e-bourgogne-franche-comté... ». Une modification législative « s’impose donc le plus rapidement possible », estime l’association.
F.L.
Télécharger le décret.Suivez Maire info sur Twitter : @Maireinfo2
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