Recensement des communes « Ã  maternité » : plus qu'une semaine !

Les communes disposant ou ayant disposé d’une maternité sur leur territoire seront, à partir du 1^er novembre 2018, soumises à l’obligation d’être raccordées au dispositif Comedec (Communication électronique des données d’état-civil). Problème : le ministère de la Justice, qui chapeaute le dispositif, ne dispose pas à ce jour d’une liste fiable de toutes les communes concernées – qui seraient aux alentours de 1 200, le ministère de la Santé n’ayant pas été en capacité de lui communiquer. Il demande donc à celles-ci de se signaler, si possible avant le 1er juin, grâce à un formulaire en ligne. Les communes concernées disposeront toutefois d’un délai supplémentaire, indique le ministère de la Justice.   
Rappelons que le dispositif Comedec vise à la dématérialisation complète, à terme, des processus de vérification des données d’état civil : les personnes nées dans une commune inscrite à Comedec n’auront plus à produire d’acte de naissance, celui-ci étant disponible sur une plate-forme pour les autres mairies ou les notaires qui en font la demande. Longtemps facultatif, ce système a été rendu partiellement obligatoire, en tout cas pour les communes à maternité, par la loi de modernisation de la justice du XXIe siècle du 18 novembre 2016 (lire Maire info du 9 décembre 2016). Un décret, paru au Journal officiel du 10 mai dernier, a confirmé quelques éléments importants pour les communes concernées : premièrement, l’utilisation de la plate-forme Comedec sera « gratuite pour les communes », tout comme seront gratuits les certificats électroniques fournis par l’Agence nationale des titres sécurisés ; deuxièmement, l’État s’engage, pour les sept prochaines années, « à verser annuellement une aide aux communes qui mettent en œuvre la procédure de vérification sécurisée des données à caractère personnel contenues dans les actes de l'état civil par l'intermédiaire de la plateforme ». Le montant de cette aide sera fixé par arrêté (non encore paru à ce jour).
La procédure de recensement vise à permettre à l’État d’accompagner les communes concernées avant la date butoir du 1er novembre 2018. En effet, la mise en place du dispositif n’est pas de toute simplicité et il est indispensable d’anticiper. Les communes recevront en effet deux conventions (convention Comedec et convention Cartes), qui devront être signées par le maire. C’est notamment la question des cartes qui s’avère assez complexe. Les agents chargés d’entrer les informations sur la plate-forme doivent en effet, pour des raisons évidentes, être habilités et avoir un accès sécurisé. Sur le site dédié du ministère de la Justice, celui-ci explique : « L'accès à Comedec est sécurisé par une carte agent. Celle-ci est délivrée par le maire – ou son mandataire – aux officiers d'état civil et agents d'état civil de son choix. Cette carte agent permet également à son titulaire de signer électroniquement les demandes de vérification des données d'état civil. »  C’est l’ANTS qui fournira aux maires, gratuitement, et les cartes et les lecteurs de cartes. L’Agence, précise le ministère, « contactera les responsables cartes et organisera des rendez-vous de remise des cartes en mairie ou en préfecture à partir de septembre 2017 en regroupant les mairies selon leur proximité géographique ». Viendra ensuite la phase d’installation des logiciels et de formation des agents. Pour cela, la mairie devra contractualiser avec son éditeur de logiciel d’état civil. « La mairie planifie l’intervention  de l’éditeur pour l’installation des postes et la formation des agents. L’éditeur et/ou le service informatique installe(nt) et paramètre(nt) les lecteurs de cartes et une nouvelle version (selon les cas) du logiciel d’état civil sur les postes informatiques. (…) L’éditeur formera le personnel concerné à l’utilisation des fonctionnalités liées à Comedec et réalisera un test de raccordement du site. »  Une fois la formation effectuée, la commune pourra demander son raccordement au système.
Notons enfin que si les communes ayant ou ayant eu une maternité doivent obligatoirement s’inscrire dans le dispositif, toutes les autres communes ont la possibilité de le faire aussi, de manière facultative, l’accès à la plateforme Comedec ayant été conçu, dès le départ, à la demande de l’AMF, pour des communes disposant d’un logiciel d’état civil comme pour celles n’en disposant pas.
Mais l’urgence est bien au signalement des communes concernées par l’obligation. Selon les chiffres fournis par le ministère, seules 347 communes étaient raccordées à Comedec au 2 mai dernier. D’un département à l’autre, les chiffres sont d’ailleurs étonnamment variés : certains départements ont enclenché la dynamique, comme le Nord (25 communes raccordées) ou la Seine-et-Marne (19 communes raccordées). D’autres n’ont encore aucune commune inscrite, comme le Cantal, la Sarthe, la Mayenne, les Ardennes, la Dordogne ou les Alpes-de-Haute-Provence.
Les chiffres montrent également une véritable explosion de la demande du côté des notaires : ceux-ci ont effectué, pour le seul mois d’avril 2017, plus de 94 000 demandes d’actes d’état-civil via Comedec, c’est-à-dire presque autant que sur l’ensemble de l’année 2016.
Accéder au formulaire de recensement en ligne des communes à maternité.
Télécharger le mémento du ministère.
Télécharger le décret du 6 mai 2017.

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