Masques : à partir de quels fichiers de données, les communes peuvent-elles organiser la distribution ?

Pour équiper agents et habitants, les collectivités, à tous les échelons, ont multiplié, ces dernières semaines, les commandes de masques. Le 28 avril encore, le Premier ministre, Édouard Philippe, les encourageait à le faire, l’État « prenant en charge », pour les commandes passées depuis le 13 avril (une rétroactivité annoncée hier), « 50 % du coût des masques dans la limite d’un prix de référence »  (lire Maire info d’hier). 
Une fois la cargaison arrivée à bon port - ce qui n’a pas toujours été le cas, l’État ayant parfois procédé à des « réquisitions »  sur le tarmac des aéroports - se pose alors, pour les communes par exemple, la question de l’organisation de la distribution des masques à la population. À partir de quels fichiers de données peuvent-elles informer chaque habitant de la procédure à suivre pour les récupérer, organiser la prise de rendez-vous ou contrôler les opérations de distribution des masques ? 

Informer les usagers
La Commission nationale de l’informatique et des libertés (Cnil) préconise plusieurs « traitements de données personnelles »  mobilisables pour remplir ces missions : le fichier de communication municipale, « destiné à informer les administrés des événements de la vie municipale et des services offerts, à les consulter sur des projets, à réaliser des enquêtes, à accueillir les nouveaux arrivants »  ; les registres communaux d’information et d’alerte des populations, « constitués dans le cadre du plan départemental d’alerte et d’urgence (données relatives aux personnes âgées et handicapées) ou du plan communal de sauvegarde »  ; la liste électorale ; les fichiers de tiers, en particulier les fichiers de partenaires institutionnels. Ces derniers, à l’image du CCAS, des Maisons départementale des personnes handicapées ou la caisse de sécurité sociale, peuvent, si des communes le leur demandent, « relayer auprès de leurs usagers l’information utile quant aux modalités qu’elles ont prévues pour la délivrance de masques ».
La Cnil autorise, enfin, les communes à utiliser d’autres fichiers pour « donner des informations liées à la gestion de la crise sanitaire » : ainsi, il est possible d’utiliser le fichier des inscriptions scolaires « pour informer sur les horaires de la cantine scolaire ». En revanche, le fichier de la taxe d’habitation - qui associe à la plupart des foyers des données relatives à l’identité des redevables, l’adresse du domicile et la composition familiale – « ne peut pas, en l’état actuel du droit, être utilisé pour la réalisation d’actions de communication institutionnelle sans lien direct avec la gestion de la fiscalité locale ».

Collecter les données des usagers
Si l’envoi postal des masques n’est pas privilégié, « les collectivités peuvent mettre en place des dispositifs d’inscription dans un fichier de diffusion, ou de prise de rendez-vous par téléphone ou en ligne », recommande la Cnil. 
Attention : « ces traitements de données personnelles devront tenir compte des principes « informatique et libertés »  garantissant la protection des informations enregistrées : finalité, minimisation, sécurité, durée limitée, droits des personnes », c’est-à-dire que les fichiers constitués ne devraient pas contenir d’autres données que celles strictement nécessaires à l’organisation et à la préparation de la remise des masques (identité des personnes qui viendront les récupérer, point de distribution concerné au regard du lieu de résidence, nombre de masques devant être délivrés en raison de la composition du foyer ou de la détention de procurations…).

Distribuer des masques aux usagers à certaines conditions
« Compte tenu de l’impératif d’une gestion rigoureuse de la distribution des masques », les collectivités ont le choix de subordonner leur distribution à certaines conditions (résider au sein de la commune, âge minimum, profession spécifique, limitation du nombre de masques distribués par personne…), précise enfin la Cnil. Ainsi, « des contrôles peuvent être réalisés par les collectivités, en particulier à partir des pièces justificatives dont les administrés auront été préalablement invités à se munir : pièce d’identité, document attestant de l’adresse du domicile et/ou de la composition du foyer (ex. : facture d’eau, avis d’imposition, quittance de loyer, livret de famille, attestation CAF, etc.), de l’exercice d’une profession ou de toute autre situation particulière ». De façon complémentaire, les données de la taxe d’habitation pourront être ponctuellement consultées.
Pour éviter « d’éventuelles demandes abusives », les collectivités peuvent enfin tenir un fichier pour assurer le suivi des opérations de distribution des masques.

Ludovic Galtier

Accéder au site internet de la Cnil.

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