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À partir du 1er juillet prochain, les actes des communes de plus de 3 500 habitants, mais aussi des EPCI, des départements et des régions, ne devront plus être publiés sous format papier mais sous forme électronique, sur le site internet de la collectivité ou de l’établissement. Afin d’aider les collectivités concernées à se préparer à cette petite révolution, le site collectivites-locales.gouv.fr a publié hier, sur une page dédiée, une douzaine de fiches, élaborées « en lien étroit avec les associations d’élus ». L’AMF a d'ailleurs également créé une page dédiée sur son site reprenant tous ces documents et proposant des modèles de délibération.

Le pourquoi et le comment

Le gouvernement rappelle que cette réforme, née de l’ordonnance n° 2021-1310 du 7 octobre 2021  et d’un décret d’application du 7 octobre 2021, répond avant tout à une volonté de simplification : il existait jusqu’alors trop de cas différents, ce qui « portait atteinte à l’intelligibilité du droit ». Entre les comptes-rendus, les procès-verbaux, les registres de délibérations, les RAA (recueil des actes administratifs), chacun dévolu à certaines catégories de collectivités et pas à d’autres, il devenait difficile de s’y retrouver et les collectivités étaient soumises à « des charges administratives excessives ». Par ailleurs, jusqu’à présent, la dématérialisation des actes n’était possible qu’à titre « facultatif et complémentaire », ce qui amenait des collectivités à « doublonner », en publiant leurs actes à la fois sur papier et sous forme numérique. 

La réforme a donc pour objectif d’harmoniser les pratiques. Elle comprend – en dehors de la dématérialisation elle-même – plusieurs mesures connexes, dont l’une des plus notables est la suppression du compte-rendu des séances des conseils municipaux, des conseils communautaires, des syndicats de communes et des syndicats mixtes fermés, qui seront remplacés par « l’affichage d’une liste des délibérations examinées en séance ». Il est également à retenir que l’obligation de tenir un RAA (recueil des actes administratifs) est supprimée « pour l’ensemble des collectivités territoriales et leurs groupements ». 

Dématérialisation

La réforme pose par ailleurs le principe de la dématérialisation de la publicité des actes pour les collectivités territoriales et leurs groupements. Désormais, ce sera la date de publication par voie électronique qui « confèrera aux actes leur caractère exécutoire »  et fera courir un éventuel délai de recours contentieux. 

Dans les communes de moins de 3 500 habitants, les syndicats de communes et les syndicats mixtes fermés, le choix est laissé du mode de publicité des actes : affichage, mise à disposition en version papier ou publication électronique, sous réserve de délibérer sur ce sujet  (lire ci-dessous).

Attention, dans tous les cas, il est obligatoire de mettre à disposition d’une personne qui le demande un exemplaire papier des actes publiés par voie électronique. 

Communes de moins de 3 500 habitants : délibérer avant le 1er juillet !

C’est peut-être le point le plus important à retenir, dans la mesure où il concerne l’écrasante majorité des communes : si la règle est désormais la dématérialisation de la publiciité des actes, une dérogation est accordée aux communes de moins de 3 500 habitants. Mais attention, cette dérogation n’est possible qu’à partir du moment où elle a fait l’objet d’une délibération avant le 1er juillet. L’AMF a d’ailleurs adressé à tous ses adhérents concernés un exemple de délibération, par un mail de son président, le 17 mai dernier. 

Par cette délibération, les communes choisiront entre affichage des actes, mise à disposition en version papier ou publication électronique. Si une commune n’a pas délibéré au 1er juillet sur ce point, c’est le droit commun qui s’appliquera, c’est-à-dire que la commune devra appliquer le régime de dématérialisation. Néanmoins, précise clairement le gouvernement, « l’assemblée délibérante peut modifier ce choix à tout moment ». 

Cette même dérogation s’applique aux syndicats de communes et aux syndicats mixtes fermés. Un exemple de délibération est également disponible sur le site internet de l'AMF.

Quid des documents d’urbanisme ?

La réforme comprend des modalités particulières pour les documents d’urbanisme (SCoT, PLU(i), plans de sauvegarde et de mise en valeur…). Ces documents devront également être publiés de façon dématérialisée, sur le portail national de l’urbanisme, mais non pas à partir du 1er juillet prochain : dans ce cas spécifique, la date d’entrée en vigueur est fixée au 1er janvier 2023. La fiche spécifique publiée par le gouvernement détaille les cas particuliers qu’il est utile de connaître : cas des PLU portant sur un territoire non couvert par un SCoT, règles à appliquer lorsque le portail national de l’urbanisme est indisponible pour des raisons, techniques, etc. 

Une autre fiche est d’ailleurs consacrée aux « cas d’urgence » , par exemple la conduite à tenir en matière de publication des actes dans le cas où le site internet de la commune est en panne ou bien si la commune est victime d’une panne d’électricité. 

Procès-verbal des séances

On l’a dit, l’ordonnance supprime le compte-rendu des séances des assemblées délibérantes et clarifie également le contenu et les modalités de tenue et de conservation du procès-verbal, dont on trouvera les règles dans un autre fiche spécifique. À retenir : ce PV ne sera validé qu’au début de la séance suivante, d’où l’obligation dans la semaine suivant la réunion, de mettre déjà à disposition du public une liste détaillée des délibérations qui ont été examinées (qui remplace le compte-rendu). Pour les communes, quelle que soit leur taille, les EPCI à fiscalité propre, les syndicats de communes et les syndicats mixtes fermés, la publication est électronique dès lors que la structure dispose d’un site internet. 

La fiche détaille en outre les règles techniques et normes à respecter pour assurer la fiabilité du document électronique (signature et archivage). 

Le registre des délibérations et des actes de l’exécutif

Enfin, il sera utile de consulter la fiche consacrée au registre des délibéerations et des actes de l'exécutif, dont l'existence est confortée par la réforme. La fiche détaille très précisément le contenu de ce registre, la nature des actes concernés (délibérations, décisions de l’exécutif, arrêtés, actes de publication et de notification…). Attention, on ne parle plus ici de dématérialisation : la tenue de ce registre au format papier est obligatoire, et sa publication sur support numérique seulement « possible à titre complémentaire ».  

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