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Maire info a déjà évoqué, dans son édition du 14 février, la réforme de l’apostille et de la légalisation : ces démarches, jusque-là effectuées par les ministères de la Justice et des Affaires étrangères, seront transférées aux notaires et dématérialisées. 

Dématérialisation

Rappelons qu’il s’agit là de démarches attestant de la signature ou du sceau d’un document délivré par une autorité publique – comme un acte de naissance par exemple –, à effectuer lorsque ce document doit être présenté dans un pays étranger. Le document doit alors être assorti d’un cachet officiel attestant la signature, le sceau ou le timbre de ce document, ainsi que la qualité en laquelle le signataire a agi.

Selon le pays dans lequel le document doit être présenté, la procédure est différente (apostille ou légalisation). 

Actuellement, les communes doivent donc transmettre périodiquement aux ministères concernés, par voie postale, un certain nombre d’éléments tels que « les spécimens des sceaux communaux et les échantillons des signatures des élus et des agents disposant d’une délégation ainsi que leurs noms », précisent l’AMF, le ministère de la justice et le Conseil supérieur du notariat (CSN), dans une Foire aux questions publiée le 10 mars sur le site internet de l’AMF.

Une fois que la réforme sera en vigueur, ce ne seront plus les ministères mais les notaires qui gèreront ces procédures. Le CSN va donc gérer une base nationale de signatures manuscrites, que les communes devront alimenter. 

Une procédure simple

Une première étape pour les communes consiste à désigner un référent qui sera le point de contact avec le CSN pour l’alimentation de la base de données. Toutes les communes, quelle que soit leur taille, doivent donc désigner un ou plusieurs référents et en communiquer les coordonnées au CSN et ce avant le 15 mars. 

Par la suite, les référents des communes de plus de 3 500 habitants auront jusqu’au 1er mai pour transmettre une version scannée des signatures concernées. Quant aux communes de moins de 3 500 habitants, la transmission des signatures se fera au fil de l’eau, elles ne sont donc pas concernées par la date butoir du 1er mai.

Pour désigner un référent, il suffit de remplir le formulaire électronique mis à la disposition des communes par le CSN à l’adresse : https://forms.office.com/e/JvaRPh43rH. La démarche ne prend que quelques minutes : il suffit de renseigner les coordonnées de la commune, dont son numéro Insee, ainsi que les nom, prénom et adresse mail professionnelle du référent. 

Selon la FAQ, qu’il est conseillé de consulter avant de désigner un référent, une délibération n’est pas nécessaire pour cela, et « aucun formalisme particulier n’est prévu ». Mais pour des raisons de sécurisation juridique, il est conseillé de prendre un arrêté pour désigner le ou les référent(s) – rien n’empêchant le maire de se désigner lui-même. Le référent peut être un membre du conseil municipal, ou un agent communal, titulaire comme contractuel. Il est en revanche exclu de désigner un référent extérieur à la commune, comme un notaire par exemple.

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