Jusqu’à présent, les procédures d’apostille et de légalisation de documents étaient effectuées par la justice et le ministère chargé des affaires étrangères. À partir de cette année, elles vont connaître une double réforme : d’une part, être seront transférées aux notaires, et, d’autre part, seront dématérialisées. 

Ces modifications impliquent que les maires vont devoir, assez rapidement, faire un certain nombre de démarches, détaillées dans un courrier commun adressé à tous les maires par le président de l’AMF, David Lisnard, la directrice des affaires civiles et du sceau, Valérie Delnaud et le président du Conseil supérieur du notariat, Bertrand Savouré.

Qu’est-ce que l’apostille et la légalisation ?

Rappelons tout d’abord que l’apostille et la légalisation sont des démarches de certification de la signature ou du sceau d’un document délivré par une autorité publique – comme un acte de naissance par exemple. Si cette démarche n’est pas exigée lors de la présentation d’un document en France, elle est en revanche obligatoire lorsque ce document doit être présenté à l’étranger. Si, par exemple, un citoyen français veut créer une entreprise ou acheter un bien à l’étranger, les documents officiels qui lui seront éventuellement demandés (acte de naissance, extrait de casier judiciaire, procès-verbal, diplôme, acte notarié, etc.) doivent être assortis d’un cachet officiel attestant la signature, le sceau ou le timbre de ce document, ainsi que la qualité en laquelle le signataire a agi. 

La différence entre la procédure d’apostille et celle de légalisation tient aux pays dans lesquels le document doit être présenté. S’il s’agit d’un pays signataire de la convention de La Haye du 5 octobre 1961, la formalité requise est l’apostille. Dans le cas contraire, c’est la légalisation, sauf pour les États ayant signé une convention les dispensant de cette procédure. Rappelons enfin que pour les pays membres de l’Union européenne, certains documents sont dispensés d’authentification : notamment tous les documents liés à l’état civil (naissance, décès, mariage, pacs, etc.).

Portail national

Jusqu’à présent, ces démarches étaient à effectuer auprès des parquets généraux et du MEAE. Mais la loi du 23 mars 2019 a changé la donne, avec le transfert prévu de ces démarches aux notaires et leur dématérialisation. Cette réforme, notamment détaillée dans un décret du 17 septembre 2021, entrera en vigueur le 1er mai prochain pour l’apostille et le 1er septembre pour la légalisation. 

Concrètement, il a été créé une base de données nationale de signatures publiques, que les notaires pourront consulter directement pour vérifier si la signature figurant sur un document est conforme ainsi que la qualité du signataire (maire, officier d’état civil, etc.). 

Un élément essentiel de cette réforme est donc l'alimentation de cette base, par les communes elles-mêmes, dans des conditions sécurisées. 

Pour ce faire, deux étapes sont à mettre en œuvre : d’abord, la désignation par les communes de « référents », et ensuite, l’alimentation de la base par ceux-ci. Ces référents auront accès au portail national pour pouvoir y verser les signatures et qualités des élus et des agents concernés. Ce seront également eux qui seront contactés par les notaires si un acte public soumis à vérification comporte une signature qui ne figure pas dans la base. 

Les référents pourront, éventuellement, donner un droit d’entrée dans la base aux élus et agents signataires pour qu’ils puissent verser eux-mêmes leur signature. 

Attention, chaque commune doit désigner au moins un référent, qui peut être le maire lui-même ou un agent. Pour les communes de taille importante, il est nécessaire de désigner plusieurs référents. 

Désigner les référents avant le 15 mars

Il est donc demandé dans un premier temps à l’ensemble des communes (sauf celles de Nouvelle-Calédonie, de Polynésie Française et de Wallis-et-Futuna) de transmettre au Conseil supérieur du notariat, avant le 15 mars : leur nom, numéro Insee et adresse postale, ainsi que le nom, le prénom et l’adresse mail officielle du ou des référent(s) désigné(s). Il est également demandé de préciser si la commune compte plus de 3 500 habitants. Rappelons que si, sur le plan juridique, l’obligation d’alimenter la base de signatures concerne les communes de plus de 3 500 habitants, dans la mesure où les autres communes peuvent également être amenées à procéder à la vérification de signatures, elles sont également appelées à compléter la base dédiée. 

Ces informations doivent être envoyées à l’adresse apostille.mairie@notaires.fr. 

Cette adresse peut également être utilisée pour poser toute question portant sur la réforme. 

Par la suite, une « note »  sera envoyée aux communes pour leur expliquer les modalités pratiques du versement des signatures sur le portail national du Conseil national du notariat. 

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