Une instruction sur le récolement des archives après les dernières élections locales

Dans une récente instruction (1), la directrice des Archives de France rappelle les mesures à prendre en matière d'archives suite aux élections municipales et cantonales des 9 et 16 mars dernier. Aux termes du Code général des collectivités territoriales, les collectivités territoriales sont propriétaires et responsables de leurs archives. Dans le cas des communes, cette responsabilité incombe au maire, sous le contrôle du conseil municipal. Le maire est également responsable de la bonne tenue des documents produits dans le cadre des fonctions régaliennes qui lui sont confiées, dans le domaine de l'état civil notamment. De plus, la responsabilité du maire s'exerce sous le contrôle scientifique et technique assuré par l'État sur les archives publiques, et notamment sur les archives des collectivités territoriales. L'article 4 de l'arrêté interministériel du 31 décembre 1926 portant règlement des archives des communes (modifié mais toujours en vigueur) prescrit l'établissement d'un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune, auquel est annexé un récolement sommaire ou détaillé, à chaque changement de maire ou de municipalité. Les préfets doivent donc vérifier que ce procès-verbal est établi, même dans le cas où le maire sortant est réélu. Dans ce dernier cas, il signe à la fois en tant que maire sortant et en tant que maire nouvellement élu. Par ailleurs, l’instruction insiste sur le fait que les archives des cabinets et des exécutifs locaux sont des archives publiques, à verser au service départemental d'archives ou aux archives communales à l'issue de leur durée d'utilité administrative (DUA). Quant au récolement, il vise à établir un état topographique et descriptif des archives de la commune. Il recense les documents dans leur ordre de rangement, salle après salle, rayonnage après rayonnage. Pour des questions de sécurité des documents, le récolement est un document non communicable. Pratiquement, le récolement des archives ne peut recenser bien évidemment tous les documents d'archives conservés dans la commune. Il se bornera à recenser les plus importants d'entre eux, comme indiqué dans le modèle de récolement annexé à l'instruction, c'est-à-dire les registres de délibérations, les arrêtés du maire, les registres paroissiaux (avant 1792) et les registres des actes de l'état civil (depuis 1792), les plans et les matrices cadastrales, les documents budgétaires et électoraux. Le modèle joint à l’instruction, déjà diffusé auprès des directeurs des services départementaux d'archives par voie électronique, est destiné aux petites communes. Il doit bien évidemment être complété et développé pour les communes plus importantes. (1) Instruction (Culture et communication) du 14 mars 2008 n°DAF/DPACI/RES/2008/004.

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