Transmission des actes aux préfectures: pas de déclaration à la CNIL

La Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), prenant en compte à la fois le strict encadrement juridique de cette procédure et le nombre de déclarants potentiels (les collectivités ont transmis plus de 7,7 millions d’actes transmis en 2003), a décidé de dispenser de déclaration la transmission par voie électronique des actes soumis au contrôle de légalité (1). La loi du 13 août 2004 relative aux libertés et responsabilités locales autorise désormais les collectivités territoriales à transmettre par voie électronique les actes soumis au contrôle de légalité, tandis que sa partie réglementaire en fixe désormais les modalités précises (identification et authentification de la collectivité territoriale émettrice, intégrité des flux de données relatives aux actes, sécurité et confidentialité de ces données). Le principe du contrôle de légalité des actes des collectivités territoriales obéit, s’agissant de ses modalités d’application à chaque niveau de collectivité, à un cadre juridique précis fixé par la Constitution et par la loi. Il en est de même de la télétransmission des actes des collectivités territoriales concernées, qui doit également satisfaire aux conditions juridiques et techniques déterminées de manière stricte par arrêté (arrêté du 26 octobre 2005 portant approbation d’un cahier des charges des dispositifs de télétransmission des actes soumis au contrôle de légalité et fixant une procédure d'homologation de ces dispositifs). Ces actes, qu’ils soient individuels (nominations, mutations…) ou réglementaires, comportent des informations sur des personnes physiques. Ces informations qui apparaissent au fil de la lecture des actes ne sont pas structurées en fichiers. Mais du simple fait des échanges dématérialisés dont ces textes font l’objet, des possibilités de stockage et de consultation ainsi ouvertes, il y a bien là un traitement automatisé de données à caractère personnel. Dans sa décision, la Commission a estimé, à l’instar de la procédure de dématérialisation des marchés publics, que les traitements mis en œuvre dans le cadre de la pérennisation du projet « ACTES » (pour «Aide au Contrôle de la légaliTé dématÉrialiSé») remplissaient les conditions posées par la loi pour bénéficier d’une dispense de déclaration. Cette dispense concerne les collectivités territoriales (communes, départements, régions et les établissements publics de coopération intercommunale) qui feront le choix de la télétransmission de leurs actes soumis au contrôle de légalité mais également les sous-préfectures, préfectures et préfectures de région, pour les traitements leur permettant d’assurer la gestion du contrôle de légalité des actes transmis par les collectivités locales, que ce soit par voie électronique ou par courrier. (1) Délibération n°2006-056 du 2 mars 2006 décidant la dispense de déclaration des traitements mis en œuvre par les collectivités territoriales et les services du représentant de l’État dans le cadre de la dématérialisation du contrôle de légalité c=http:

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