Les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction de leurs procès-verbaux mais des précautions doivent être prises

Dans une question écrite, un député demande si la suppression des procès-verbaux est légale. Il souhaite avoir des précisions sur la légalité de cette pratique, car certaines communes de plus de 3.500 habitants ont décidé de supprimer les procès-verbaux des conseils municipaux et se contentent de comptes rendus succincts rédigés par leurs maires ne comportant aucune référence aux personnes qui ont participé aux débats, aux points de vue qu'ils y ont exprimés. Dans sa réponse, le ministère rappelle qu’aucune disposition législative ou réglementaire ne précise les mentions qui doivent être portées obligatoirement sur les procès-verbaux. La grande souplesse laissée par la loi aux conseils municipaux pour l'établissement des procès-verbaux de leurs séances a été reconnue, dans un arrêt de principe du 3 mars 1905 (Sieur Papot, Lebon p. 218), par le Conseil d'État, qui a considéré que, «sous réserve de la mention des motifs pour lesquels des conseillers municipaux n'auraient pas donné leur signature», conformément aux dispositions de l'article L. 2121-23 du CGCT, «les conseils municipaux sont maîtres de la rédaction de leurs procès-verbaux». Ceci explique les disparités qui peuvent être constatées entre communes en ce qui concerne le contenu des documents retraçant les délibérations des conseils municipaux. Si certains procès-verbaux reprennent intégralement ou de façon analytique les interventions des conseillers, d'autres se contentent de mentionner l'existence d'un débat, sans que cela entache d'illégalité la délibération. Par ailleurs, dans sa décision du 5 décembre 2007 (n° 277087), la haute juridiction a admis que la transcription des délibérations pouvait être faite sur un document unique, communicable à toute personne en vertu de l'article L. 2121-26 susvisé, en ces termes : « Si n'ont été communiqués que les comptes rendus des séances du conseil municipal, et non les procès-verbaux demandés par la requérante, il ressort des pièces du dossier que ces comptes rendus tenaient lieu, au sein du conseil municipal, de procès-verbal ». En l'état du droit et de la jurisprudence, il n'y aurait donc pas d'illégalité à ce que le même texte tienne lieu de compte rendu et de procès-verbal. Dans le silence de la loi, précise le ministère, il apparaît que, pour éviter ou limiter les contestations, le procès verbal doit néanmoins contenir des éléments qui apparaissent nécessaires tant à l'information du public qu'à celle du préfet chargé du contrôle de légalité sur les décisions prises par le conseil municipal ainsi que sur les conditions formelles de leur adoption. Les mentions du procès-verbal, qui peuvent faire l'objet d'un examen par le juge administratif en cas de contestation de la légalité, voire de l'existence des délibérations font foi jusqu'à preuve contraire. Ainsi, outre la date et le lieu de la séance, il est recommandé de préciser au minimum, pour toute délibération, les noms du président de séance, des conseillers présents et des absents ayant donné procuration de vote, les indications faisant apparaître la tenue d'un débat contradictoire (CE, 10 juillet 1996 n° 140606) et la décision prise avec le résultat du vote. Mais d'autres mentions, notamment celles qui sont relatives à des règles de procédure, peuvent être utiles pour éviter des contestations dans des cas tels que l'élection du maire et des adjoints, la tenue d'une séance à huis clos, l'élection du président de la séance au cours de laquelle le compte administratif du maire est débattu ou encore le recours au vote à scrutin public ou à scrutin secret. Question n° 66385 - Réponse publiée au JO du 27/04/2010. Lire le texte de la question et de sa réponse, lien ci-dessous.

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